Hvordan endrer arkivarens rolle seg i virksomheten ved overgangen til elektronisk saksbehandling?

Forsiden
JBI Fagsider

Det papirløse samfunn

Mappeoppgave 2 i val322 Arkivistikk

av

Tore Olavson Buarøy, Bjørn Johan Bye,

Jens Petter Gossner, Atle Hårklau, Grethe Helen Sjånes og Øyvind Skretteberg

Oslo 2003

Høgskolen i Oslo,

Avdeling for journalistikk, bibliotek- og informasjonsfag

Innholdsfortegnelse

1 Innledning............................................................................................................................. 1

2 Teoretisk del........................................................................................................................ 1

2.1 Elektronisk saksbehandling............................................................................................... 1

2.2.1 Oppgaver som vil forsvinne....................................................................................... 2

2.2.2 Sannsynlige oppgaver............................................................................................... 2

2.2.3 Mulige oppgaver....................................................................................................... 3

3 Rapport fra Finansdepartementet.......................................................................................... 4

3.2 Den nye rollen.................................................................................................................. 5

3.2.1 Utdanningskriterier.................................................................................................... 6

3.2.3 Kvalitetssikring......................................................................................................... 7

4 Avslutning............................................................................................................................. 8

Litteraturliste................................................................................................................................. 9

Innledning

Innføring av elektronisk saksbehandling er en langsiktig målsetting i forvaltningen. Det vil føre til store endringer for arkivtjenestens oppgaver og funksjoner. Dette ønsket vi å undersøke nærmere. Vår problemstilling i denne oppgaven er som følger: ”Hvordan endrer arkivarens rolle seg i virksomheten ved overgangen til elektronisk saksbehandling.” For å svare på dette vil vi først beskrive hva elektronisk saksbehandling innebærer, deretter se på tenkelige oppgaver og så diskutere de i forhold til kollegaer. I andre del vil vi beskrive hvordan Finansdepartementets erfaringer har vært så langt, og hvordan de forestiller seg hvordan et hel-digitalt saksbehandlingssystem blir i fremtiden.

Finansdepartementet ble opprettet som ett av fem departementer i 1814 og hadde oppgaver knyttet til statens økonomi og finanser. Departementet har lang tradisjon, godt etablert arkiv og saksbehandlingsrutiner. Siden departementet fysisk ikke har måttet flytte mye på seg i årenes løp har en gammel og sterkt hierarkisk struktur blitt stående. Finansdepartementet har mange og ulike avdelinger med svært forskjellig saksbehandlingsrutiner og oppgaver. Noen avdelinger har nesten ikke saksbehandling i det hele tatt med mye økonomiske beregninger og analyser. Andre igjen har store og tunge saker, mens det i visse perioder av året kreves at sakene behandles på få dager når statsbudsjettet skal i havn. Med dette utgangspunktet er arkivtjenesten ved departementet desentralisert for å ivareta de ulike avdelingenes behov. De har derfor lang erfaring og gode rutiner for både manuell og elektronisk arkiveringsarbeid. Vi ønsket å se på endringene for de arkivansatte under omleggingen til et digitalt saksbehandlingssystem der de hierarkiske linjene hvor all informasjon og beslutninger skal følge tjenestevei vil bli utfordret. Hvordan og hvorfor skal vi se av det følgende.

Teoretisk del

1.1 Elektronisk saksbehandling

”Med «elektronisk saksbehandling » menes gjennomgående IT-støtte til organisering og gjennomføring av saksbehandlingsprosessen. Dette gjelder hele prosessen fra saken mottas og registreres til den avsluttes, herunder saksforberedelse og utferdigelse av vedtak.” (Elektronisk saksbehandling 1998, s. 33) En slik form for saksbehandling innebærer blant annet at saksdokumenter foreligger i elektronisk form, at de kan utveksles over nett og lagres i et elektronisk fulltekstarkiv. Ved elektronisk saksbehandling knyttes alle ledd i en saksbehandlingsprosess sammen i et elektronisk fellessystem som gir felles tilgang til informasjon om saksdokumenter, saksgang, frister etc. Samtidig produserer systemet verdifull ledelsesinformasjon via oppsamling av historikk, statistikk og dokumentasjon som gir bedre oversikt og styringsmulighet.

Det må bemerkes at det ikke finnes kun én type elektronisk saksbehandling sløsning, like lite som det finnes kun én måte å behandle saker på. Eksempelvis har flere av de produktene som er tilgjengelig i dag fokus på ulike deler av saksbehandlingsprosessen og kan derfor være ganske forskjellige, men kan også ha delvis overlappende funksjonalitet. Elektronisk saksbehandling kan omfatte alt fra et lite utvalg funksjoner til en komplett, helelektronisk løsning for hele saksbehandlingsprosessen.

Statens Generelle Kravspesifikasjon (SGK) beskriver funksjoner som kan gi støtte til ulike deler av saksbehandlingsprosessen. Til sammen utgjør disse funksjonene saksbehandlerens elektroniske arbeidsomgivelse. Funksjonene kan gjøres tilgjengelig gjennom for eksempel systemer for dokumenthåndtering , arbeidsflyt , gruppevare, egenutviklede systemer eller en kombinasjon av disse. Det finnes flere typer systemer, hvert tilpasset til kundens bruk.

· Tradisjonelle journal -/arkivsystemer som skal ivareta behovet for sentral oversikt og behandlingskontroll av saksdokumentene.

· Enkle saksbehandlingssystemer som tar utgangspunkt i journal -/arkivsystemet.

· Bildehåndteringssystemer som håndterer kun elektroniske bilder og er typisk beregnet for skanning av papirdokumenter.

· Slike systemer er særlig nyttige ved mottak av store mengder blanketter/skjemaer. Dokumenthåndteringssystemer tar utgangspunkt i alle typer dokumenter .

· Enkle saksgangssystemer som beskriver hvilke aktiviteter som skal utføres, men uten noen grad av kontroll eller styring av saken/dokumentet fra systemets side.

· Arbeidsflytsystemer som tar utgangspunkt i oppgavene, hvor man har en aktiv prosess som i stor grad styres av systemet selv.

I dag kombineres ofte flere av disse kategoriene og tilpasses saksbehandlingen på de enkelte institusjoner. SGK stiller ikke krav til de enkelte kategoriene, men til de enkelte funksjonene. (Elektronisk saksbehandling 1998)

1.2 Arkivarens oppgaver i elektronisk saksbehandling

1.2.1 Oppgaver som vil forsvinne

Når en virksomhet har innført full elektronisk saksbehandling vil man ikke lenger ha noe aktivt papirarkiv. Da forsvinner oppgaver som manuell arkivering og framfinning, utlån, bilegging, fysisk bortsetting og omflytting.

1.2.2 Sannsynlige oppgaver

Det er naturlig at arkivaren er med å stiller krav til hvordan virksomhetens arkivsystem skal fungere, bl.a. i forhold til Noarks kravspesifikasjoner.

På samme måte som virksomheten i dag har et sentralt postmottak hvor de fysiske dokumentene kommer inn og skal fordeles, vil man i en virksomhet med elektronisk saksbehandling ha et sentralt postmottak av innkomne elektroniske dokumenter. I følge ”Forskrift om offentlige arkiv”, § 3-2 skal de åpnes av arkivtjenesten.

Så lenge virksomheten mottar fysiske dokumenter må de skannes slik at de kan inngå i den elektroniske saksbehandlingen.

Hvis saksbehandlerne gjør noe av journalføringen selv, vil det være viktige at noen sjekker at opplysningene er korrekte og ajourførte før de blir arkivert. Dette vil være en meget naturlig og viktig oppgave for arkivarene.

Det vil være stort behov for å lære opp de ansatte i det elektroniske saksbehandlersystemet. Dette vil også antagelig bli en viktig oppgave for arkivarene ettersom de bør kunne systemet bedre enn de fleste.

Dette har vært en typisk arkivoppgave i det papirbaserte arkivet. Mye av dette arbeidet vil kunne legges inn som automatiske rutiner i systemet, men arkivaren bør ha et ansvar for at det fungerer.

1.2.3 Mulige oppgaver

Alle arkivverdige dokumenter må fortsatt journalføres, men det kan også gjøres av andre enn arkivarene.

Det er en pågående debatt i det arkivfaglige miljøet om arkivnøkkelens plass når en virksomhet har gått over til full elektronisk saksbehandling. Noen mener den da har utspilt sin rolle fordi alle opplysninger er søkbare. Enkelte mener at arkivnøkkelen kan erstattes av en emneordsliste eller tesaurus. Noen mener at man fortsatt vil ha nytte av den hierarkiske strukturen i arkivnøkkelen.

I et elektronisk saksbehandlermiljø vil alle ha mulighet til å søke på og gjenfinne dokumenter i det elektroniske arkivet, men arkivarene vil antagelig i mange tilfeller være av de som kan det best. De har vært vant til å søke og finne fram dokumenter i det manuelle arkivet og de kan dermed fungere som en ressursperson på dette området.

Noen må ansvar for å definere rutiner, legge inn nye brukere, tildele roller, osv.

Digitale signaturer er en kode mellom avsender og mottaker som brukes til å bevise at avsenderen er den han gir seg ut for å være, sikre at innholdet ikke endres ved overføring eller lagring, sikre at avsenderen ikke senere kan nekte for å ha sendt meldingen eller dokumentet. Noen i virksomheten må ansvar for å administrere dette.

Å kryptere innholdet i et dokument vil si å transformere data fra klartekst til kodet tekst. Dette gjøres for dokumenter som inneholder sensitiv informasjon som man ikke vil at uvedkommende skal kunne lese. For å arkivere et saksdokument kryptert, samtidig som flere i virksomheten skal ha tilgang til det, må en betrodd person i virksomheten ha rettigheten til å kryptere å dekryptere et dokument.

1.3 Arkivarens rolle i forhold til kollegaer

En overgang til elektronisk saksbehandling vil påvirke hverdagen til arkivar, IT-ansvarlige, saksbehandlere og ledere. Vi skal i det følgende kikke på hvordan denne endringen kan påvirke rollefordelingen og forholdet mellom arkivaren og kollegaene ved en virksomhet.

Ved overgang til elektronisk saksbehandling vil rollefordelingen mellom arkivaren og IT-ansvarlige bli forskjellig i forhold til tidligere. Når en virksomhet har valgt å innføre et arkiv- system vil IT-ansvarlige og arkivar måtte forholde seg til hverandre i langt sterkere grad enn tidligere. Arkivsystemet vil i stor grad erstatte sakspapirer, og bli saksbehandlernes kanskje mest brukte arbeidsredskap. Man kan ha grunn til å forvente en mer flytende rollefordeling mellom arkivaren og IT-ansvarlige. Ved innføring av elektronisk arkivsystem bør man definere de to rollene i forhold til hverandre. Hvem skal stå for opplæring og veiledning? I hvor stor grad skal IT-ansvarlige involvere seg i tilrettelegging av brukergrensesnitt o.l.? I hvilken grad skal arkivaren involvere seg når det er problemer med programvaren? Geir Arne Tungesvik anbefaler som følge av erfaringer gjort i Nærings- og handelsdepartementet at arkivansatte skal ha rollen som systemadministrator (Tungesvik, 2002, s. 10). Rollen innebærer å sørge for at dokumentflyten går riktig for seg.

Ved innføring til full elektronisk saksbehandling vil saksbehandlere komme til å måtte utføre arbeidsoppgaver som tidligere tilhørte arkivaren. Den viktigste av disse er journalføringen.

Ett av problemene med dette, er at de ikke har forutsetninger for å ha samme forståelsen for viktigheten av en slik oppgave, slik en arkivmedarbeider har. Dette kom også frem i piloten til Nærings- og handelsdepartementet (Tungesvik, 2002, s. 5). Det kan derfor bli vanskeligere for arkivarene å gjenfinne dokumenter som er blitt journalført av saksbehandlerne. Opplæring og brukerstøtte i journalføring må derfor bli en viktig oppgave for arkivarene. Tilrettelegging og opplæring blir i det hele tatt en mye viktigere oppgave for arkivaren enn tidligere. En av disse tilretteleggingsoppgavene kan være å utvikle en arkivnøkkel. Om denne arkivnøkkelen skal ha det samme detaljeringsnivået som i det tidligere papirarkivet har vært diskutert. Det viktige er at saksbehandlerne bruker den riktig. Uansett bør arkivaren ha oppsyn med at arkivnøkkelen er blitt fulgt og eventuelt rette opp feil når det trengs.

Ved papirarkiver og et saksbehandlingssystem basert på papirdokumenter, er det lederne som fordeler sakene til de rette saksbehandlerne. Dersom lederen var bortreist, ville andre ansatte se at hans/hennes post lå i hylla, og ta seg av saksfordelingen. I et elektronisk arkiv må lederrollen defineres ut fra et eget grensesnitt som muliggjør tilgang til saksomdelings-oppgaven og hemmeligstemplede dokumenter. Her må også arkivaren legge til rette for å utvikle et grensesnitt.

Et fellestrekk som går igjen til alle kollegaer, uavhengig av hvilken rolle de har, er at arkivaren blir en ekspert på arkivet; både på registrering, og på gjenfinningen av dokumenter og saker. Denne ekspertisen fører til at veiledning vil bli en viktigere oppgave for arkivaren. Mens ledere, sekretærer og saksbehandlere vil kjenne arkivet gjennom sitt eget tilpassede brukergrensesnitt, vil arkivaren bli den som kjenner hele systemet. Med denne bakgrunnen vil arkivaren kunne tilpasse grensesnitt til de ulike gruppene, og justere grensesnittet dersom det skulle være behov for det. Kontakten med kollegaene på jobben kan muligens bli mer nær enn tidligere, og arkivaren kan derfor komme til å bli mer synlig enn tidligere. Erfaringene med arkivarens kompetanse vil muligens føre til en større status.

Rapport fra Finansdepartementet

Vi ønsket å se nærmere på en institusjon som hadde tatt i bruk elektronisk saksbehandling i sitt daglige virke. Gruppen foretok en ekskursjon til Finansdepartementet som etter sigende var kommet godt i gang med omorganisering av arkivet fra manuell saksbehandling til elektronisk saksbehandling. Der intervjuet vi Avdelingsdirektør Jorunn Bødtker og Arkivleder Henning Søndergaard, og vi ønsket å se nærmere på hvordan arkivarens rolle spesifikt hadde endret seg i forhold til omorganiseringen til elektronisk saksbehandling. Det ene pilotprosjektet som var satt i gang i 2001 kalte de for FINSAK og dette prosjektet skal ”kravspesifisere, anskaffe og innføre elektronisk saksbehandling og elektronisk arkiv for anvendelse i hele departementet. Det skal utarbeides rutiner, brukerveiledninger og opplæringsopplegg for alle som skal benytte systemet” (Søndergaard, 2001).Visjonen er at innenfor en periode på 3-5 år skal hele saksbehandlingsprosessen være elektronisk. Vi ble skuffet over at omorganiseringsprosessen ikke var kommet så langt som vi hadde håpet på. Arkivet er pr. i dag både papirbasert og elektronisk, med elektronisk journal fra Acos WebSak. Saksgangen var fortsatt i hovedsak papirbasert. Det var for øvrig særlig på den tekniske siden at prosessen hadde blitt forsinket, men at målet var å gå fullstendig over til elektronisk saksbehandling i løpet av 2004.

1.4 Arkivarens rolle i samarbeidsprosessen

Under omstillingsprosessen vil arkivarens rolle i første omgang være å delta i prosjektgrupper sammen med de ulike saksbehandlere, IT konsulenter, sekretærer og ledelse. Arkivleder Henning Søndergaard understreker at det er en grenseoppgang mellom arkivaren og IT-personalet. Arkivaren skal styre tilgangsrettigheter og delta effektivt i gjenfinningen. Arkivleder sier videre at det vil være stort behov for spesialisering av personalet. På spørsmål om endring av arkivarens status fremholder arkivleder at arkivarens funksjon vil oppleves både som en ressurs og som å ha en vaktbikkje etter seg. Likevel vil det for det meste oppleves i positiv forstand da det kan føles som en kvalitetssikring. Arkiv og IT seksjonen har i samarbeid utviklet tre teamgrupper som skal ivareta og sørge for at planer blir iverksatt innenfor.

Arkivet har pr. i dag ikke sentralisert arkiv da husets fysiske arkitektur gjør dette vanskelig. Avdelingsdirektør Jorunn Bødtker sier at det er en fremtidig målsetting å få ett sentralarkiv. ”Vi er i gang med å redusere antall fysiske enheter til to arkiver istedenfor fire som nå”. Hun fremholder at dagens løsning gjør at det arkivene blir ekstra sårbare ved at det er få ansatte ved det enkelte arkiv og at det er vanskelig å utnytte ressursene. De erfaringene man hadde var at arkivet var blitt mer synlig og dermed fått større status. Planene om å redusere arkivantallet er blitt mottatt med blandende følelser i arbeidsgruppen ved Finansdepartementet, men ble akseptert i og med at dette var en del av en politisk målstyrt omlegging. Man har satset på kompetanseheving innenfor IT blant eget personale, og til dels spesialisering av noen ansatte.

1.5 Den nye rollen

Under en slik omstillingsprosess legger ikke avdelingsdirektøren skjul på at det er flere utfordringer knyttet til personalet. Manglende forankring i ledelsen vil være en av flere risikofaktorer. Umotiverte og negative saksbehandlere / arkivarer vil være en annen faktor som spiller inn. Ikke alle er glad for forandringene i de daglige rutinene som skal tilpasses det elektroniske systemet og det vil i begynnelsen være både arbeidskrevende og belastende. Men mange ansatte opplevde likevel dette som spennende, og at omleggingen førte til kurs og opplæring på spennende arbeidsområder. En vesentlig motivasjonsfaktor var dessuten høyere lønn. Men viktigst av alt var at arkivet ville få en mer synlig status.

Tidligere hadde det vært liten forskjell på arkivarens funksjon og sekretærens (forværelsene) funksjon der sekretærenes oppgave også medførte rydding og fremhenting av sakspapirer. Her vil det skje en endring siden saksbehandlerene nå vil være i stand til selv å finne frem til de digitaliserte sakspapirene via sin egen skjerm og sekretærene vil i alle fall måtte få endrede arbeidsoppgaver. Selve saksgangen vil bli at avdelingsleder vil få postlistene elektronisk, og at seksjonsleder deretter får sakene fordelt elektronisk fra avdelingsleder. Saksbehandler får sakene elektronisk fordelt fra seksjonsleder, altså fordelt fra toppen og ned, som man kan se av følgende skisse (Søndergård 2001):

Alle saksdokumenter mottas og videresendes elektronisk. Påtegninger og merknader gis også elektronisk.

Til tross for omleggingen til elektronisk saksbehandling understreker avdelings direktør Jorunn Bødtker at arkivarens primære rolle fortsatt vil være å håndtere dokumentasjonen på en fornuftig måte. De viktigste endringene for arkivaren vil ligge i at tradisjonelle oppgaver som fysisk arkivering vil forsvinne, samt utlån/purring ved innlevering. Mens det å registrere, gjenfinne og kvalitetssikre dokumenter på hele fagområdet fortsatt vil være arkivarens hovedanliggende. Arkivaren vil få en bredere servicefunksjon, der opplæring og brukerstøtte blir en ny sentral oppgave. De erfaringene man hadde gjort var at arkivet var blitt mer synlig i det daglige, at kursing av saksbehandlere ville bli en sentral oppgave og at IT-kompetansen var blitt en mer sentral del av arbeidsinstruksen. Innføringen av elektronisk saksbehandling har også medført en økning i skanning av arbeidsdokumenter, og av alle utgående dokumenter.

1.5.1 Utdanningskriterier

Arkivledelsen viser til endret kurs når det gjelder krav til arkivpersonalets utdannelse og erfaring i fremtiden. I tillegg til å ha internkurs for å heve kompetansen til de ansatte innenfor IT, må nye ansatte ha stor IT-kompetanse og relevant arkivutdanning. Videre vil det også bli lagt stor vekt på gode karakterer og analytiske evner. I følge en artikkel i Oslos byarkiv sitt tidsskrift Tobias vil personer med fagkombinasjonen arkiv og IT uten tvil stå sterkt innenfor arbeidsmarkedet i fremtiden. (Brøten, 2001)

1.5.2 Forholdet mellom leverandør og arkivpersonalet

Omleggingsprosessen har tatt mer tid enn først beregnet, men arkivledelsen understreker at det ikke er personalproblemer som har vært den største utfordringen. Den tekniske siden med forhandlinger med leverandører har vært meget tidkrevende og det har vært vanskelig å finne et system som tilfredsstiller systemkravene. Arkivet benytter i dag ACOS fagsystem og viktige kravspesifikasjoner fra Noark 4 og deler av SGK. I tillegg har Finansdepartementet satt opp egne kravspesifikasjoner som skal gjelde i deres virksomhet.

1.5.3 Kvalitetssikring

Hvordan blir endringene for arkivarene i forhold til kvalitetssikring i overgangen over til elektronisk saksbehandling? I utgangspunktet har Finansdepartementet satt opp en rekke kvalitetskrav til sin egen virksomhet og til arkivet i tillegg til de som ligger i selve Noark standarden. Disse kvalitetskravene gjelder for hele departementet uansett om det er manuelt eller elektronisk arkiv. Som eksempler på slike kvalitetskrav for til for eksempel arkivet er:

[…] kriterier som går på tidspunkt for journalføring "all inngående post er journalført og fordelt innen kl. xx", kvalitet på journalføringen: "Vi garanterer at XX% av dokumentene er korrekt skannet og at det ikke forekommer skrivefeil i mer enn XX% av journalopplysningene”. Riktig fordeling: "xx % av sakene skal fordeles riktig i første forsøk", oppfølging av saker: "Vi utfører restansekontroll xx ganger per år og alle forfall/frister blir registrert og formidlet til saksbehandler", avskriving "xx% av sakene skal være avskrevet innen xx dager"(gjengitt etter Bødtker).

Hos Finansdepartementets arkiv blir kvalitetssikringen i dag ivaretatt under journalføringen av inngående post og innkommende saker som kommer via saksbehandlere. Som tidligere nevnt så ligger postlisten i dag vedlagt saksmappene rent fysisk i posthylla. Mappen med ufordelte og fordelte saker viser hvilken saksbehandler eller overordnet som er borte, slik at kvalitetssikringen ligger i at alle kan se at sakene ikke blir behandlet. Det er også lagt inn kvalitetssikring blant annet gjennom at organisasjonsstrukturen er strengt hierarkisk i den forstand at for eksempel saksbehandler ikke har beslutningsmyndighet. Det er alltid en overordnet som godkjenner og kvalitetssikrer arbeidet som er gjort. Arkivet har hele tiden kontrollen med hvor i systemet dokumentet befinner seg gjennom restansekontrollen. Her har arkivaren en mulighet til å sjekke at brev inn blir besvart innen den gitte tidsfristen, ved å se hvilke saker som saksbehandlerne ikke har returnert til arkivet (Dørum 1999, s. 108)

Når det gjelder kvalitetssikring i et digitalt saksbehandlingssystem viser en sakflyt-skisse for prosjektet FINSAK hos at Finansdepartementet (se fig. 1 s. 6) legger inn kvalitetssikring på tre kontrollpunkter i saksflyten. Det første kontrollpunktet er ved saksbehandlingen, det andre og tredje ved ekspedering og arkivering (Søndergaard 2001).

I et digitalt saksbehandlingssystem vil det i første rekke ikke alltid være arkivet som mottar dokumentene, men i et digitalt saksbehandlingssystem vil dokumentene kunne være synlig og tilgjengelig for alle ledd og personer i organisasjonen. Dette fører til at alle ledd i systemet er nødt til å være nøye med sin del av arbeidet. For arkivets sin del må for eksempel alle sakstitler, arkivkoder og dokumentbeskrivelser være helt korrekte. Enhver form for skrivefeil eller klassifisering vil være synlig for alle og følge saken/dokumentet i hele systemet. En annen form for kvalitetssikringen i et digitalt saksbehandlingssystem er at ingen dokumenter/saker kan bli behandlet uten at det blir journalført inn i systemet. Vil for eksempel en saksbehandler sende et svar på en inngående e-post, må han registrere saken før den kan bli forelagt nærmeste overordnede for godkjenning. Sender saksbehandleren e-post tilbake til adressat vil det være uten godkjent signatur fra systemet.

For arkivaren vil kvalitetssikringen inneholde å kontrollere at de ulike andre ledd i organisasjonen, som for eksempel saksbehandlerne har registrert dokumentene etter felles regelverk og arkivloven. Arkivaren må også kvalitetssikre systemet ved å bestemme hvilke tekniske rutiner og kontroller som saksbehandlingssystemet automatisk skal gjøre (Dørum 1999, s. 188). Avdelingsdirektør Jorun Bødtker i Finansdepartement kommenterer: ”… ellers vil jo slik servicegrad/servicenivå være avhengig av hvordan tjenesten organiseres. Dersom saksbehandlere skal journalføre og avskrive selv, vil arkivets oppgave kanskje mer være kvalitetssikring av det saksbehandlerne gjør.” Intranettet blir en viktig kontrollinstans for arkivet. Her foretaes kontinuerlig oppdatering av endringer i saksbehandlingssystemet, utlegging av benyttede regelverk, rutiner, og bruksanvisning for de programmer som brukes.

Avslutning

Vi har nå forklart litt om hva et digitalt saksbehandlingssystem er i forhold til et manuelt saksbehandlingssystem med et elektronisk arkiv. Vi har også gitt et innblikk på endringer i rollen og arbeidsoppgavene til arkivansatte med eksempler og erfaringer fra arkivet til Finansdepartementet. Vi har prøvd både empirisk og teoretisk å se hvilke endringer som arkivet og arkivansatte vil møte i prosessen mot et helt digitalt saksbehandlingssystem. Vi har ikke empiri fra et digitalt saksbehandlingssystem som er utprøvd og i bruk og har derfor kun avledet teoretisk hvordan et slikt system vil påvirke og endre rollen til de arkivansatte.

Vi mener at vi med denne oppgaven har vist at arkivet og arkivarene med stor sannsynlighet vil få økt status, men også økt ansvar og mange nye oppgaver ved innføring av et digitalt saksbehandlingssystem. Mange av de tradisjonelle arkivoppgavene vil bestå slik at gammel erfaring og rutiner vil fortsatt være viktige. Skal derimot status og medfølgende ansvar økes vil vi argumentere for at dette krever omstilling på en rekke områder. Omstilling til økt IT-kompetanse, pedagogisk kompetanse som vil føre til mindre rutinepreget arbeid. Brukeropplæring, kursvirksomhet av personalet i resten av virksomheten på arkivrelevante områder i tillegg til egenutvikling, prosjekt- og gruppedeltakelse i arbeidet med å vedlikeholde og videreutvikle systemet vil bli nye og endrede oppgaver for mange.

Allerede i oppstarten av pilotprosjektene ved finansdepartementet har vi klare antydninger om at de ansatte vil ha og krever at omstillingene må være selvbestemte og medarbeiderstyrte. Vi fikk inntrykk av at ledelsen, for arkivet, var innforstått med dette og jobbet mye med å få med de arkivansatte i prosessene. Vi mener å se at de bare delvis har lykkes med dette så langt, selv om de tekniske sidene ved det digitale saksbehandlingssystemet hadde vært flaskehalsen så langt. Erfaringer fra gjennomføringen av digitale saksbehandlingssystem ved andre departement har vist at medarbeidernes deltakelse eller ikke, er alfa og omega i en slik prosess (Tungesvik 2002). Vår oppsummering er at det er mest sannsynlig at en omlegging til digitalt saksbehandlingssystem totalt sett er til fordel for arkivarene. Det er noe usikkerhet knyttet til arkivarens fremtidige oppgaver, men økt status, spennende og mindre rutinepregede oppgaver, økt intern utdanning og kompetanse vil antakelig være positive konsekvenser som kan komme arkivpersonalet til gode.

Litteraturliste

Dørum, Anne Mette (1999). Arkivkunnskap. – Oslo: Cappelen undervisning – 210 s. – ISBN 82-02-17317-5

*Elektronisk saksbehandling (1998). Statens generelle kravspesifikasjon. – Oslo : Statskonsult. – 139 s. – ISBN 82-7483-079-2

* Søndergaard, Henning (2001). Hva er FINSAK? : Powerpoint presentasjon av arkivleder ved Finansdepartementet.

Tungesvik, Geir Ivar (2002). Elektronisk saksbehandling : erfaringer og utfordringer. – S. 5-10. – I: Arkivråd. – 2001, nr 3